Avec l’arrivée de l’intelligence artificielle dans Microsoft 365, l’enjeu ne consiste plus uniquement à fournir un assistant à chaque collaborateur. Il s’agit désormais d’organiser, de gouverner et de sécuriser la manière dont ces nouvelles capacités opèrent dans l’environnement numérique de l’entreprise.
Dans ce contexte, le rôle d’Admin Agent 365 s’impose progressivement comme un pilier de cette gouvernance. Il permet de structurer qui peut créer des assistants automatisés, sur quelles données ils s’appuient et selon quelles règles ils agissent.
L'évolution des agents IA dans Microsoft 365
Microsoft déploie progressivement plusieurs types d’agents via Copilot Studio et son écosystème :
- Agents déclaratifs : assistants configurés pour des tâches ciblées (réponses aux questions RH, synthèse de réunions, recherche documentaire).
- Agents autonomes : capables d’enchaîner des actions complexes sans intervention humaine (traitement de demandes de support, génération et diffusion de rapports).
- Agents connectés : interfacés avec des applications métiers (ERP, CRM, outils de gestion de projet, solutions financières)
Cette évolution fait profondément évoluer les enjeux de gouvernance. Il ne s’agit plus seulement de contrôler l’accès aux données, mais de superviser de véritables acteurs numériques, capables d’agir de manière autonome au sein du système d’information.
Qu’est ce qu’un Admin Agent 365 ?
L’Admin Agent 365 est un administrateur habilité à gérer l’ensemble du cycle de vie de ces assistants automatisés dans Microsoft 365 : création, configuration, activation, suivi opérationnel et mise hors service.
Il se positionne à l’interface entre l’IT, la sécurité et les métiers, avec une responsabilité forte sur les droits accordés, les données manipulées et les usages réels.
Ses principales responsabilités incluent notamment :
- Définir et maintenir des modèles d’assistants (templates) servant de base aux équipes métiers.
- Contrôler l’activation de chaque assistant et son périmètre d’intervention (équipes, services, applications).
- Encadrer les autorisations : données accessibles en lecture ou en écriture, actions possibles sur les applications connectées.
Pourquoi ce rôle devient indispensable
Ces assistants intelligents vont bien au-delà du simple chatbot. Ils peuvent déclencher des actions, manipuler des fichiers, interagir avec des applications métiers et automatiser des chaînes complètes de processus.
Sans rôle clairement identifié pour les encadrer, les risques se multiplient :
- Assistants surdotés en droits
- Accès inadaptés à des données sensibles
- Prolifération non maîtrisée d’outils IA développés en dehors du contrôle de la DSI (on parle alors d’IA sauvage, à l’image du shadow IT classique
Sur le terrain, on observe notamment :
- Des assistants créés pour un besoin ponctuel qui restent actifs avec des droits devenus inutiles.
- Une dilution des responsabilités entre sécurité, conformité, métiers et IT.
- Un manque de visibilité globale : combien d’assistants sont en circulation ? Pour quels cas d’usage réels ? Avec quel niveau de risque ?
Exemple concret de l'agent Finance
Contexte : L'équipe finance souhaite automatiser la génération de tableaux de bord mensuels.
Configuration de l'assistant :
- Accès en lecture à SharePoint (dossier Comptabilité)
- Connexion à Power BI pour générer des visualisations
- Intégration avec Power Automate pour envoyer les rapports par email aux directeurs
Risques en l'absence de gouvernance :
- Accès trop large (ensemble de SharePoint au lieu du seul dossier Comptabilité).
- Assistant toujours actif après la fin du projet pilote, sans revue des droits.
- Multiplication de versions de l’assistant, générant confusion et redondances.
Rôle de l'Admin Agent 365 :
- Valider un périmètre minimal conforme au principe du moindre privilège.
- Documenter l’assistant dans un catalogue centralisé (propriétaire, données utilisées, droits accordés).
- Programmer des revues périodiques (par exemple trimestrielles) pour réévaluer la pertinence de l’assistant.
Les missions concrètes au quotidien
Au quotidien, l’Admin Agent 365 agit comme un « responsable de portefeuille d’agents IA » :
Cadrage et validation des demandes
- Examiner les demandes de création ou d’évolution d’assistants.
- Vérifier l’alignement entre les objectifs métiers et les droits techniques accordés.
Gestion du catalogue d’agents
- Maintenir une vision claire des agents en production : description, propriétaire métier, périmètre fonctionnel, niveaux de droits.
- Désactiver ou supprimer les assistants obsolètes, redondants ou présentant un niveau de risque excessif.
Suivi des usages
- Surveiller l’utilisation des assistants (volumes, équipes utilisatrices, typologie des tâches).
- Identifier les agents sensibles (finance, RH, données clients) et renforcer les contrôles associés.
Un sujet encore émergent… mais structurant
Le rôle d’Admin Agent 365 est encore en construction dans de nombreuses organisations. Mais tout comme on ne peut pas gérer Microsoft 365 sans administrateur dédié, il deviendra bientôt impossible de piloter l’IA sans ce nouveau rôle.
Anticiper ce rôle, même de manière progressive et pragmatique, permet d’éviter plusieurs écueils. D’abord, la prolifération d’assistants non maîtrisés. Ensuite, les dérives en matière de sécurité. Enfin, le décalage entre promesses de l’IA et réalité opérationnelle.
L’objectif est simple : garantir une IA réellement au service des métiers, dans un cadre compatible avec les exigences de la DSI.