Les entreprises cherchent constamment à optimiser leurs processus internes, réduire leurs coûts et améliorer leur efficacité opérationnelle. L’intégration de solutions logicielles est l’un des moyens les plus puissants pour atteindre ces objectifs.
Microsoft Dynamics 365 Business Central et Power Automate forment un duo parfait pour automatiser et connecter les différents processus opérationnels au sein d’une entreprise, tout en facilitant l’intégration de données entre les applications et les systèmes.
On vous en dit plus sur les différentes manières de connecter Business Central à Power Automate, un outil puissant de la plateforme Microsoft Power Platform, afin d’optimiser les flux de travail, d’améliorer la productivité et d’assurer une gestion plus fluide des données.
Pourquoi connecter Business Central à Power Automate ?
Business Central est une solution ERP (Enterprise Resource Planning) qui permet de gérer de nombreux aspects opérationnels d’une entreprise, des finances à la gestion des stocks. Il est cependant possible d’aller plus loin dans l’automatisation des processus répétitifs en intégrant Power Automate à cette solution.
Anciennement Microsoft Flow, Power Automate permet de créer des flux de travail automatisés pour connecter différentes applications et services. L’intégration de Power Automate dans Business Central offre l’opportunité d’automatiser les processus métiers et de centraliser les données, dans le but de proposer une meilleure expérience utilisateur.
La connexion de Microsoft Dynamics 365 Business Central à Power Automate offre ainsi de nombreux avantages pour optimiser les processus métiers et améliorer l’efficacité opérationnelle :
- L’automatisation des tâches répétitives : l’intégration de Power Automate avec Business Central permet d’automatiser des tâches, telles que la saisie de données ou la génération de factures. Cela libère du temps pour permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- L’amélioration de la précision des données : en automatisant le transfert de données entre Business Central et d’autres applications, cette intégration réduit les erreurs humaines liées à la saisie manuelle, assurant ainsi une plus grande précision dans la transmission des informations.
- Une collaboration renforcée : les flux automatisés peuvent envoyer des notifications pour les approbations, les affectations de tâches ou les mises à jour importantes, permettant aux membres de l’équipe d’être informés en temps réel.
- Une gestion sans faille des flux de données : l’intégration assure une synchronisation efficace des données entre Business Central et les autres systèmes, éliminant ainsi les silos d’information et améliorant la prise de décision.
- L’accès à une vaste bibliothèque de modèles et de connecteurs : Power Automate offre une large gamme de modèles préconçus et de connecteurs, qui permettent de créer des flux personnalisés adaptés aux besoins spécifiques des entreprises, sans nécessiter de compétences en codage.
Connecter Business Central à Power Automate : les bases
L’architecture de l’intégration
L’intégration de Power Automate dans Business Central repose sur l’utilisation des connecteurs fournis par Microsoft. Un connecteur est une interface permettant à deux applications différentes de communiquer et d’échanger des données. Power Automate propose un connecteur spécifique pour Business Central, facilitant ainsi la connexion entre les deux systèmes :
- Le connecteur Business Central : ce connecteur permet de créer des flux automatisés qui interagissent directement avec les données de Business Central. Il facilite la création de commandes, la gestion des stocks, la mise à jour des factures, ou encore l’ajout de nouveaux clients.
- Les connecteurs préconçus : Microsoft propose également des connecteurs prêts à l’emploi. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de coder pour utiliser leurs fonctionnalités. Il suffit de sélectionner les actions souhaitées et de les intégrer dans un flux de travail automatisé.
Créer des flux automatisés sans code
L’un des avantages majeurs de Power Automate est la possibilité de créer des flux sans avoir besoin de compétences en codage. Grâce à son interface intuitive, les utilisateurs peuvent concevoir des automatisations pour connecter Business Central à d’autres applications (comme SharePoint, Excel, Outlook, ou des applications tierces) :
- Des modèles prêts à l’emploi : Power Automate propose des centaines de modèles prédéfinis pour différents cas d’usage, ce qui simplifie encore davantage la création de flux.
- Une interface drag and drop : la fonctionnalité de glisser-déposer permet de concevoir des flux de manière visuelle, rendant l’automatisation accessible même aux utilisateurs non techniques.
Quelques exemples concrets d’automatisation avec Power Automate et Business Central
L’automatisation de la gestion des commandes clients
C’est l’un des cas d’utilisation les plus courants. Suivre et mettre à jour les commandes clients de manière automatique est essentiel pour une entreprise.
Lorsqu’un client passe une commande, un flux Power Automate peut être déclenché automatiquement pour enregistrer cette commande dans Business Central. Le flux peut également mettre à jour les stocks en temps réel, envoyer un e-mail de confirmation au client, et notifier les responsables des ventes de la nouvelle commande.
Cette automatisation élimine la nécessité de saisir manuellement les informations de commande, réduit le risque d’erreur et accélère le traitement des commandes.
La notification et le suivi des factures
Le processus de facturation est une autre tâche répétitive qui peut être largement améliorée grâce à la connexion entre Business Central et Power Automate. L’automatisation du suivi des factures permet de gagner un temps précieux, tout en assurant une gestion plus fluide des paiements.
Un flux peut être configuré pour envoyer automatiquement un e-mail de rappel aux clients lorsque leurs factures arrivent à échéance. Le flux peut également mettre à jour le statut de la facture dans Business Central en fonction du paiement reçu, et envoyer une notification à l’équipe qui s’occupe de la facturation pour un suivi manuel si nécessaire.
Cette approche permet de réduire les délais de paiement et d’améliorer la gestion de la trésorerie, tout en assurant une communication transparente avec les clients.
Une connexion avec des applications tierces
Power Automate permet également d’intégrer Business Central avec d’autres outils ou services utilisés par une entreprise pour améliorer sa productivité. Business Central peut ainsi être connecté à des plateformes comme Microsoft Teams, SharePoint, mais aussi avec des outils externes à l’écosystème Microsoft.
Imaginons un flux qui enregistre automatiquement une nouvelle vente dans Business Central et, simultanément, crée une fiche client dans SharePoint. Ce processus automatisé garantit que les informations clients sont synchronisées dans toutes les applications utilisées par l’entreprise.
La connexion entre Business Central et des applications tierces assure la cohérence des données sur toutes les plateformes utilisées par une entreprise.