La migration des données est une étape clé lors de l’implémentation d’un nouveau CRM. Lorsqu’une entreprise utilise un nouvel outil de gestion, elle doit s’assurer que toutes ses anciennes données soient conservées et transférées sans risque de perte. Vous souhaitez mettre en place un nouveau CRM au sein de votre entreprise ? On vous aide à identifier les données essentielles à migrer vers votre nouveau CRM pour qu’il soit opérationnel dès son intégration à vos processus métiers.
Les données de base à conserver
Avant de commencer la migration, il faut identifier vos données de base. Cette catégorie inclut toutes les données qui concernent les informations essentielles sur votre entreprise et vos clients. Ce sont de manière générale toutes les données sans lesquelles votre nouveau CRM ne pourrait pas fonctionner. Il s’agit d’informations structurantes qui doivent être importées dans le nouveau système pour que vos équipes puissent continuer à travailler.
Il faut également migrer les données relatives aux prospects et aux opportunités en cours (pipeline commercial, étape de vente, valeur estimée, échéance), afin de ne pas repartir de zéro et de perdre le fil de vos ventes. Même si certaines données historiques peuvent être laissées de côté, vos dossiers actifs doivent être transférés.
Votre ancien CRM contient peut-être des champs personnalisés ou des statuts spécifiques adaptés à vos usages. Vous devrez donc réfléchir à la structure que vous souhaitez mettre en place dans votre nouveau CRM, plutôt que de simplement récupérer celle de votre ancien CRM. Votre ancien modèle ne sera pas forcément adapté pour intégrer toutes les fonctionnalités du nouveau CRM.
Les données historiques importantes à migrer
Une fois que vous avez identifié les données de base à migrer, vous devez vous poser la question de ce qui vaut la peine d’être récupéré dans l’ancien système. Toutes les données de votre ancien CRM ne méritent pas forcément d’être transférées.
Les données historiques permettent à vos équipes (vente, support ou marketing) d’avoir connaissance des échanges précédents. Il est cependant nécessaire de filtrer les échanges pour conserver uniquement les plus récents et les plus pertinents.
Même s’il s’agit de contacts ou de comptes moins récents, il peut également être judicieux de migrer certaines données d’anciens clients ou de comptes archivés si elles sont encore pertinentes. Cela dépendra surtout de la stratégie que vous comptez mettre en place dans votre nouveau CRM : conserver un historique complet ou seulement ce qui reste exploitable.
Pour assurer une continuité dans le suivi de vos performances commerciales, il peut aussi être utile de migrer les indicateurs clés et les rapports historiques, ou au moins les données permettant de reconstituer les tableaux de bord. Sans cela, vous risquez de perdre de la visibilité sur ce qui a été fait précédemment.
Les données que vous n’êtes pas obligés de migrer vers votre nouveau CRM
La migration des données est aussi l’occasion de faire un tri en choisissant de transférer uniquement les données les plus pertinentes, c’est-à-dire les données de base et les données historiques clés comme nous venons de le voir. Les données obsolètes, les doublons ou les données dont votre entreprise n’a plus l’usage n’ont pas besoin d’être migrés vers votre nouveau CRM.