Solution de dématérialisation

Entamée il y a déjà plusieurs années, la transformation digitale a accéléré le processus de dématérialisation, qui a commencé dès les années 1970 avec l’apparition des premières disquettes, suivies quelques années après par les CD puis par les clés USB.

Pour une entreprise, la dématérialisation désigne le fait de remplacer les supports au format papier par des supports au format numérique. Aujourd’hui, la dématérialisation ne concerne pas seulement la gestion et la conservation des documents numérisés. Elle s’applique également aux processus de traitement des documents qui n’existent pas autrement que dématérialisés.

À partir du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) auront l’obligation d’émettre et de recevoir leurs factures par voie électronique. Pour les petites et moyennes entreprises (PME), ce sera à partir du 1er septembre 2026. C’est déjà le cas depuis le 1er janvier 2021 pour les factures destinées au secteur public.

La dématérialisation à marche forcée de tous les documents émis ou reçus implique des enjeux de taille pour les entreprises, surtout celles qui ne disposent pas encore des outils digitaux nécessaires pour y faire face.

Pour vous accompagner dans la transformation digitale de votre entreprise, le groupe SYD vous propose son expertise dans le développement de solutions de dématérialisation sur mesure.

Les enjeux actuels de la dématérialisation

Le processus de dématérialisation des documents émis et reçus impacte la gestion et le fonctionnement d’une entreprise à tous les niveaux :

La chaîne logistique, au niveau de la gestion des stocks et de la préparation des commandes
Le service commercial, au niveau de la facturation et de l’émission des bons de commande notamment
Le service marketing, lorsque des documents concernant la communication interne ou externe de l’entreprise sont partagés
La comptabilité, au niveau de la transmission vers les banques de documents comportant des données financières sensibles
Le service juridique, au niveau de la conformité des contrats et des signatures électroniques
Le service des Ressources humaines, au niveau de l’émission des fiches de paie et des contrats de travail
La direction de l’entreprise, au niveau des signatures électroniques et des échanges de données sensibles et confidentielles

La dématérialisation impacte également les collaborateurs des entreprises au niveau de la manière dont ils organisent leur travail.

Les enjeux découlant de la généralisation de la dématérialisation sont nombreux.

Une dématérialisation qui s’inscrit dans un cadre légal

Amorcé depuis plus de 20 ans en France, le processus de dématérialisation a été accéléré ces dernières années par l’application de certaines réformes :

Depuis les années 2000, tous les documents administratifs peuvent être dématérialisés à condition de pouvoir identifier l’émetteur et garantir l’intégrité du document (on ne doit pas pouvoir le falsifier).
La facturation électronique a progressivement été imposée aux grandes entreprises, aux entreprises de taille intermédiaire (ETI), aux petites et moyennes entreprises (PME), puis aux très petites entreprises (TPE) en 2020.
La mise en place du plan France numérique 2012-2020, pour encourager les entreprises à dématérialiser leurs documents et leurs processus métiers en interne.
La dématérialisation du service des ressources humaines, prévue par le Code du travail.

Les enjeux économiques et humains de la dématérialisation

Pour les entreprises, la dématérialisation de leurs documents et de leurs processus implique des changements au niveau organisationnel. Un tel processus de dématérialisation nécessite de former les collaborateurs à la gestion électronique des documents (GED) et des données qui seront échangés avec les partenaires de l’entreprise, ou bien entre les collaborateurs eux-mêmes.

La dématérialisation implique cependant des effets bénéfiques pour les entreprises sur le plan économique, en leur permettant de réaliser d’importantes économies sur les coûts liés à la gestion des supports au format papier. La dématérialisation s’inscrit ainsi dans la stratégie de réduction des coûts des entreprises.

Les enjeux écologiques de la dématérialisation

La dématérialisation des documents au format papier constitue un enjeu écologique de taille pour réduire l’impact environnemental des documents émis et reçus par les entreprises. En effet, le passage au numérique permet de réduire la consommation de papier et l’utilisation des consommables nécessaires pour émettre les documents (cartouches, imprimantes, enveloppes, etc.).

Les enjeux de sécurité de la dématérialisation

La dématérialisation implique également des enjeux liés à la sécurisation des documents. En effet, une entreprise doit pouvoir être en mesure de dématérialiser ses documents en toute sécurité. Si vous utilisez une solution de dématérialisation qui n’est pas sécurisée, vous exposez votre entreprise à des risques de perte, de piratage ou encore de vol de données sensibles et confidentielles (notamment vos données financières ou celles de vos clients et fournisseurs).

Un enjeu d’efficacité interne pour les entreprises

La dématérialisation constitue enfin pour les entreprises un enjeu d’efficacité au niveau de la gestion de leurs processus métiers en interne.

Quelles sont les différentes solutions pour dématérialiser vos ressources métiers ?

Pour dématérialiser l’ensemble des documents (factures, fiches de paie, données sensibles) de votre entreprise de manière sécurisée, vous devez recourir à une solution de dématérialisation adaptée.

Il existe aujourd’hui trois grandes solutions de dématérialisation que l’on peut mettre en place pour entreprendre la dématérialisation des documents et des processus dans son entreprise.

Les logiciels ERP

L’intégration d’un logiciel ERP vous permettra d’automatiser la plupart de vos processus opérationnels en interne, qu’il s’agisse de la gestion des stocks, de la gestion des commandes, de la gestion des opérations financières ou encore de la comptabilité. Vous pourrez ainsi intégrer directement vos données dématérialisées concernant la facturation à votre logiciel ERP.

Les logiciels de gestion électronique des documents (GED)

Les logiciels GED sont souvent associés aux logiciels ERP, mais ils peuvent fonctionner indépendamment. Un logiciel GED prend en charge l’ensemble des documents numériques de l’entreprise :

Archivage des documents sensibles comme les contrats, les fiches de paie ou les factures
Signature électronique
Export des données comptables
Archivage des données sensibles dans un coffre-fort électronique

On retrouve également différents outils de dématérialisation, comme :

Les outils de numérisation et de reconnaissance des caractères, pour éviter la falsification des documents numériques
Les outils de workflow, pour partager des documents numériques de manière sécurisée
La signature électronique, pour garantir l’intégrité des documents émis
Le coffre-fort numérique, pour archiver les fichiers numériques sensibles
L’horodatage, pour garantir l’intégrité des documents émis

La solution de dématérialisation utilisée doit s’intégrer aux solutions progicielles que vous avez déjà implémentées au sein de votre entreprise. Elle doit également s’adapter aux différents enjeux qui sont inhérents à vos processus métiers. L’objectif de la dématérialisation est de permettre à votre entreprise d’être plus efficace dans ses processus. La solution de dématérialisation installée doit donc répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

En quoi le choix d’une solution sur-mesure est-il préférable aux solutions préexistantes du marché ?

Il existe de nombreuses solutions de dématérialisation sur le marché, mais elles ne sont pas forcément adaptées à vos besoins. Certaines solutions proposent des fonctionnalités dont vous n’avez pas forcément besoin dans le cadre de la dématérialisation de vos documents ou de vos processus.

En optant la solution de dématérialisation Continia, vous bénéficierez d’une solution de dématérialisation adaptée à vos besoins, sans surcoût et sans ajout de fonctionnalités qui ne seront pas essentielles pour votre entreprise.

La solution de dématérialisation que nous vous proposons vous permettra ainsi de vous adapter aux réformes sans que cela ne bouleverse totalement le fonctionnement interne de votre entreprise.