Enterprise resource planning, le guide complet
Pour améliorer leur productivité, les entreprises doivent optimiser la gestion de leurs processus opérationnels. Ces processus sont les suivants :
- La gestion des finances
- La gestion des approvisionnements
- La gestion de la production
- La gestion de projets
- La gestion des ventes et du marketing
- La gestion commerciale
- La gestion des ressources humaines
- La gestion de la relation client
Quelle que soit sa taille, la rentabilité d’une entreprise dépend ainsi de sa capacité à gérer tous ces processus opérationnels en même temps. Pour y parvenir, les entreprises s’appuient ainsi sur l’utilisation d’un logiciel de gestion intégrée, l’ERP (Enterprise Resource Planning).
L’utilisation d’un logiciel ERP représente pour les entreprises le meilleur moyen de rester compétitives sur le marché, dans la mesure où cet outil leur permet d’améliorer leurs performances opérationnelles.
Comment définir un ERP ?
Un ERP est un logiciel de gestion intégrée qui peut se définir comme une base où les données sont centralisées et partagées en temps réel entre tous les services d’une entreprise. Cette centralisation des données permet aux entreprises d’avoir une visibilité globale et en temps réel sur l’ensemble de leurs processus opérationnels. Cette accessibilité des données en temps réel donne plus de flexibilité aux entreprises dans la gestion de leurs processus opérationnels, qui gagne ainsi en efficacité.
En rassemblant toutes les informations partagées par une entreprise à partir de plusieurs sources dans une seule et même base, le logiciel ERP supprime la duplication des données entre les différents services de l’entreprise, et garantit ainsi leur fiabilité. Toutes les données sont centralisées dans une base unique, ce qui permet aux entreprises de prendre des décisions stratégiques fondées sur des sources fiables.
Quels sont les champs d’application d’un ERP ?
Les champs d’application d’un ERP sont aussi variés que le sont les processus opérationnels d’une entreprise. Un ERP doit en effet comporter autant de modules de gestion qu’il y a de processus à gérer au sein d’une entreprise. Voici donc les principaux champs d’application d’un ERP.
La gestion financière est l’une des principales fonctions d’un logiciel ERP. Elle regroupe aussi bien la comptabilité financière et la trésorerie que la génération de rapports financiers et la centralisation des données financières (comptes bancaires, factures et paiements). Les entreprises peuvent ainsi gérer l’ensemble de leurs processus financiers grâce aux données collectées et centralisées par l’ERP.
En parallèle de la gestion comptable et financière, la gestion des flux financiers est un enjeu majeur pour les entreprises. Elle est essentielle pour permettre aux entreprises de rationaliser leurs processus monétaires et ainsi garantir leur stabilité financière. Ce module concerne aussi bien la gestion des opérations bancaires que celle des transactions financières les plus complexes :
- Gestion des devises multiples
- Gestion des comptes bancaires
- Gestion des paiements électroniques et des virements directs
- Gestion des transactions bancaires entrantes et sortantes
Une bonne gestion des stocks est capitale pour les entreprises, en particulier pour les entreprises du secteur industriel, mais aussi pour les entreprises du retail (la vente au détail) et celles appartenant au secteur des services. La gestion des approvisionnements constitue en effet un enjeu stratégique majeur pour les entreprises. Elle contribue à l’amélioration de leur efficacité et de leurs performances opérationnelles, leur permettant ainsi de rester compétitives sur le marché.
Un ERP permet de piloter l’intégralité de la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise grâce à ses nombreuses fonctionnalités :
- Gestion des commandes et des envois (devis, bons de commande, etc.)
- Gestion de la facturation (facturation de ventes et facturation d’achats)
La gestion des approvisionnements concerne aussi bien la gestion des ventes que celle de l’inventaire. En optimisant la gestion de leurs approvisionnements, les entreprises améliorent ainsi aussi bien leurs relations avec leurs clients que celles avec leurs fournisseurs.
La plupart des ERP disposent également d’un module de gestion d’entrepôt pour compléter le système de gestion de la chaîne d’approvisionnement. Ce module offre notamment une meilleure gestion des commandes par article au sein de l’entrepôt, mais aussi la possibilité d’automatiser la saisie des données dans l’entrepôt.
La gestion de l’inventaire est un aspect essentiel de la gestion opérationnelle d’une entreprise. Elle permet en effet aux entreprises de gérer la disponibilité de leurs produits, mais aussi d’optimiser leurs stocks tout en conservant une visibilité totale et précise sur leurs coûts d’approvisionnement.
Un logiciel ERP permet de rationaliser chaque aspect de la gestion de l’inventaire grâce à ses nombreuses fonctionnalités :
- Gestion des demandes : automatisation de la procédure de planification d’approvisionnement
- Rapports d’analyse en temps réel
- Gestion des fournisseurs
Grâce à son module consacré à la gestion des ventes et du marketing, votre ERP vous aidera à gérer vos campagnes marketing. En vous basant sur les données recueillies et centralisées par votre ERP, vous serez en mesure de créer les stratégies marketing les plus efficaces. Certains logiciels ERP, comme l’ERP Microsoft Dynamics 365, intègrent un CRM (Customer Relationship Management) à leur fonctionnement, afin d’offrir des fonctionnalités complémentaires comme la gestion de la relation client ou la gestion des documents.
La gestion des ressources humaines fait également partie des principaux champs d’application de l’ERP. La plupart des logiciels sont ainsi dotés de modules dédiés à la gestion des salaires et des congés, et plus largement à tout ce qui relève de la gestion administrative.
Vous pourrez suivre et gérer efficacement l’avancement de vos projets grâce à votre ERP. Vous pourrez également définir avec précision les ressources nécessaires pour les concrétiser, en établissant notamment des budgets prévisionnels basés sur vos résultats financiers.
Un ERP est indispensable pour piloter efficacement l’ensemble de votre processus de production, de la conception des produits à la planification de leur production en tant que telle. Votre ERP vous aidera ainsi à gérer et optimiser votre production manufacturière grâce à ses nombreuses fonctionnalités :
- Planification de la capacité de production maximale
- Gestion des stocks
- Gestion de la qualité et de la traçabilité des produits (notamment pour le secteur agroalimentaire)
Un ERP pour quels secteurs d’activité ?
Toutes les entreprises peuvent recourir à un logiciel ERP, qu’il s’agisse des TPE/PME ou des plus grandes entreprises. De même, l’utilisation des logiciels ERP n’est pas restreinte à un seul secteur d’activité. En effet, la plupart des secteurs d’activité sont concernés par les différentes problématiques liées à la gestion des processus opérationnels.
Pour le secteur industriel
Les entreprises du secteur industriel ont principalement besoin d’un ERP pour optimiser la gestion de leur production et de leur approvisionnement (gestion des achats, des ventes et des stocks), mais aussi celle de leur comptabilité et de leur partie commerciale. Un ERP offre ainsi de nombreux avantages aux entreprises du secteur industriel :
- L’amélioration de leur productivité grâce à l’automatisation de leurs processus de production
- La centralisation et l’analyse de leurs données opérationnelles en temps réel
- L’optimisation et le suivi de leur capacité de production
- La gestion de leurs stocks en temps réel
- La maîtrise de leurs coûts de production
Pour le secteur bancaire
Les banques possèdent des problématiques spécifiques en matière de gestion financière. Elles doivent en effet garantir la sécurité et la transparence de toutes les opérations financières réalisées auprès de leurs clients, qu’il s’agisse de placements, de demandes de crédits, ou encore de remboursements. L’utilisation d’un ERP peut ainsi les aider à renforcer la sécurité de leurs opérations financières tout en garantissant la conformité réglementaire de leurs processus métiers :
- Amélioration de la prise de décision
- Optimisation des flux financiers
- Automatisation des opérations financières
- Numérisation des processus métiers
Pour le retail
Comme beaucoup de secteurs d’activité, le retail est un secteur très concurrentiel. Plus un secteur est concurrentiel, plus les entreprises qui en font partie doivent trouver des solutions pour améliorer la gestion de leurs processus métiers en interne, afin de se démarquer de leurs concurrents directs sur le marché.
Les détaillants possèdent des besoins spécifiques qui sont principalement liés à la gestion des stocks, à l’intégration des fiches produits ou encore à la gestion des canaux de distribution (qu’il s’agisse de la logistique en interne ou de la gestion des ventes en ligne).
L’utilisation d’un ERP permet ainsi aux entreprises spécialisées dans le retail d’améliorer la gestion de leurs processus financiers et opérationnels, grâce à la centralisation de tous leurs processus métiers. Les avantages pour les entreprises de ce secteur sont nombreux :
- Simplification des processus de vente
- Meilleure gestion des stocks
- Traitement plus efficace des commandes des clients
Pour le secteur du transport
Le secteur du transport logistique est l’un des secteurs d’activité les plus concurrentiels. Pour rester compétitives sur le marché, les entreprises spécialisées dans le transport logistique doivent optimiser la gestion de leurs processus opérationnels. En plus de centraliser l’ensemble des processus métiers des entreprises de transport, un ERP propose de nombreuses fonctionnalités adaptées aux différentes problématiques de ce secteur, qu’elles soient logistiques ou autres :
- La gestion des opérations de transport
- La gestion du parc de véhicules
- La planification des itinéraires et l’optimisation des trajets
- Le suivi des expéditions et la gestion des livraisons
- La gestion des stocks et des entrepôts
- La facturation et la gestion financières
- La gestion des ressources humaines et des bulletins de salaire
Pour le secteur des assurances
En intégrant un ERP à leurs processus métiers en interne, les compagnies d’assurance peuvent adopter des stratégies commerciales plus pertinentes et ainsi s’adapter plus efficacement aux attentes de leurs clients. Les fonctionnalités de l’ERP sont essentielles pour optimiser la gestion des contrats d’assurance :
- Centralisation des données financières afférentes aux contrats
- Accélération des délais de clôture
- Création d’une base de données unique pour centraliser toutes les informations concernant les contrats des clients
Pour le secteur immobilier
Un ERP offre de nombreux avantages pour aider les agences immobilières à améliorer la gestion des biens immobiliers :
- Une gestion immobilière conforme à la législation en vigueur
- Un gain de temps et de productivité grâce à l’automatisation des tâches les plus répétitives (signature des baux de location, relances clients, collecte des loyers, etc.)
- La centralisation de toutes les données relatives à la gestion des biens immobiliers (documents de facturation, rapports financiers, historique des baux de location signés, suivi des contrats de location en cours, etc.)
Quels bénéfices attendre d’un ERP ?
Dans la mesure où ils concernent tous les aspects relatifs à la gestion financière et opérationnelle d’une entreprise et qu’ils s’appliquent à tous les secteurs d’activité, les logiciels ERP offrent de nombreux avantages pour une entreprise :
- Augmenter la productivité grâce à la rationalisation de tous les processus opérationnels de l’entreprise : automatisation des tâches répétitives et centralisation des informations entre les différents services de l’entreprise pour réduire les délais de traitement et les erreurs de saisi
- Améliorer l’efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation des tâches et la centralisation des données de l’entreprise
- Améliorer la communication et la collaboration au sein de l’entreprise
- Améliorer la qualité grâce à la standardisation des processus de saisie, de stockage et de gestion des données, mais aussi grâce à l’automatisation des processus de contrôle de la qualit
- Offrir une visibilité globale sur les activités de l’entreprise grâce à un suivi des performances en temps réel
- Accompagner la croissance de l’entreprise : les ERP sont modulaires et sont conçus pour évoluer en fonction de la croissance de l’entreprise, afin de s’adapter à ses besoins
- Faciliter l’accès aux données grâce au cloud pour apporter plus de flexibilité à l’entreprise : l’accès aux informations en temps réel permet de faciliter la prise de décisions (génération de tableaux de bord grâce aux outils de reporting intégrés dans l’ERP)
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