Le déploiement d’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est une démarche par laquelle passent beaucoup d’entreprises pour optimiser la gestion de leurs processus opérationnels. Pour implémenter un ERP, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes clés, de la définition du projet digital à la formation des équipes en interne. Se faire accompagner par un intégrateur spécialisé est l’une des solutions les plus efficaces pour déployer un ERP dans les meilleures conditions.
Pourquoi avoir besoin d’un ERP ?
Avant de choisir l’une des solutions ERP disponibles sur le marché, vous devez réfléchir à sa future utilisation. Si vous ne définissez pas clairement vos besoins et vos objectifs en établissant un cahier des charges précis, vous ne serez pas en mesure de choisir la solution la plus adaptée à votre projet digital. Vous devez donc nécessairement vous poser la question de l’utilité d’un ERP pour votre entreprise. Si les réponses que vous obtenez coïncident avec vos objectifs, alors le déploiement d’un ERP est la solution idéale pour vous.
L’implémentation d’un ERP répond à trois enjeux :
- La centralisation des données : toutes les données relatives aux clients sont regroupées dans une seule et même base, mise à jour en temps réel.
- L’optimisation des processus métiers : un logiciel ERP couvre tous les aspects opérationnels et financiers d’une entreprise, de la gestion des stocks à la comptabilité, en passant par la gestion commerciale. Il permet ainsi de structurer tous les services d’une entreprise autour d’un socle commun, pour une productivité accrue.
- L’automatisation des processus en interne : pour améliorer les performances de chaque processus métier, l’ERP s’appuie sur l’automatisation. Le recours à l’automatisation permet d’éliminer les tâches les plus répétitives, qui n’apportent aucune plus-value pour les collaborateurs. Ces derniers peuvent ainsi se concentrer sur des tâches qui ont plus de valeur ajoutée pour l’entreprise. L’automatisation concerne uniquement certains processus en particulier, comme la création de rapports (de production, commerciaux, financiers, etc.), ou la collecte des indicateurs clés de performance (KPI).
Le rôle d’un ERP est ainsi de permettre à une entreprise de gagner en productivité grâce à une meilleure gestion de l’ensemble de ses processus opérationnels.
Par quelles solutions passer pour obtenir un ERP ?
Pour déployer votre ERP dans les meilleures conditions, vous aurez besoin de vous appuyer sur un partenaire de confiance qui soit compétent tout en sachant se rendre disponible pour vous accompagner au mieux dans l’implémentation et l’utilisation de votre solution digitale. La réussite du déploiement de votre ERP en dépend.
Il existe plusieurs méthodes pour déployer un ERP. La première est de faire appel à un intégrateur spécialisé, mais vous pouvez également recourir à une solution déjà existante ou bien coder votre propre ERP en interne.
Faire appel à un intégrateur ERP
Un intégrateur ERP est un expert spécialisé dans le déploiement des logiciels ERP. Il ne développe pas une solution en particulier, mais ses connaissances sont suffisamment larges pour qu’il soit en capacité de s’adapter à la plupart des projets. Intermédiaire entre l’éditeur (celui qui développe l’ERP) et l’entreprise, l’intégrateur est un partenaire fiable pour accompagner les entreprises dans la réussite de leur projet digital.
Grâce à son expertise, un intégrateur ERP sera en mesure de déployer votre ERP en tenant compte de vos besoins spécifiques. Un intégrateur ne vous accompagnera pas seulement dans le déploiement de votre ERP, mais également dans son utilisation. Vous bénéficierez ainsi d’un accompagnement sur mesure, adapté à la spécificité de votre projet.
La plupart des intégrateurs sont spécialisés dans le déploiement d’un ERP en particulier. C’est le cas des intégrateurs du groupe SYD, spécialisés dans l’implémentation de la solution ERP Microsoft Dynamics 365.
Faire confiance à un éditeur en optant pour une solution déjà existante
Un éditeur est une société spécialisée dans le développement de solutions digitales, comme les CRM ou les ERP. En faisant appel à un éditeur pour implémenter votre ERP, vous bénéficierez d’un déploiement optimal. L’éditeur possède en effet une parfaite connaissance de la solution qu’il a développée. Il pourra donc l’adapter facilement en fonction de la particularité de votre projet.
Le support client des éditeurs est par ailleurs très efficace pour répondre à vos questions si vous rencontrez un problème avec votre ERP. Déployer un ERP via un éditeur présente cependant deux inconvénients majeurs :
- Le coût de déploiement est plus élevé qu’en faisant appel à un intégrateur
- Votre équipe ne sera pas accompagnée par l’éditeur dans l’utilisation de l’ERP
Coder votre propre ERP en interne
Si vous avez les ressources humaines et matérielles en interne pour coder votre propre ERP, vous pouvez le faire. Le principal avantage de cette méthode est la continuité. Vos développeurs connaîtront la spécificité de votre projet et pourront ainsi s’y adapter plus facilement.
Néanmoins, développer un ERP en interne présente plusieurs inconvénients. Le premier est le manque de profondeur de l’ERP. Il est possible que vos développeurs, malgré leurs compétences, n’aient pas l’expertise suffisante pour coder un ERP correspondant parfaitement à ce que vous attendez. Par ailleurs, si vous rencontrez un problème avec votre ERP, vos développeurs ne seront peut-être pas disponibles pour le résoudre rapidement, contrairement à une équipe d’intégrateurs dédiée.
Comment déployer votre ERP ?
Le déploiement d’un ERP ne repose pas uniquement sur le choix d’une méthode spécifique d’implémentation. Au-delà des considérations techniques, il est important que vous réfléchissiez à la manière dont vous souhaitez déployer votre ERP, c’est-à-dire à l’ensemble des nouveaux processus que vous avez l’intention de mettre en œuvre pour vous assurer que le déploiement de votre ERP se déroule au mieux. Cela passe notamment par une réflexion sur vos processus métiers, une définition de vos objectifs de performance, mais aussi par l’accompagnement de votre équipe à l’utilisation de nouvel outil.
Étudier vos process métiers
Vous devez commencer par élaborer une stratégie de déploiement adaptée à la solution ERP que vous aurez choisie. Les principales sont les suivantes :
- Le déploiement par phase avec un intégrateur, qui consiste à implémenter les fonctionnalités de l’ERP de manière progressive.
- Le déploiement express (stratégie dite « Big Bang ») qui consiste à déployer rapidement une solution ERP sur une période définie. Toutes les fonctionnalités de l’ERP sont déployées en même temps.
Le déploiement par phase est la méthode la plus adaptée pour une intégration optimale de votre ERP. Vous pourrez ainsi garantir la compatibilité de votre ERP avec l’ensemble de vos process métiers.
Définir vos objectifs de performance
Le déploiement d’un ERP implique de redéfinir l’ensemble de la stratégie mise en place auparavant, afin de l’adapter aux nouvelles possibilités offertes par cette solution digitale.
Accompagner vos équipes en faisant preuve de pédagogie
Un ERP, ce n’est pas seulement un outil digital. C’est aussi un outil qui sera utilisé par vos équipes. Le déploiement d’un ERP implique en effet de profonds changements structurels et organisationnels dans le travail de vos équipes. Il est possible que certains de vos collaborateurs soient réticents à ce changement majeur dans leur méthode de travail. Vous devrez donc les accompagner de manière pédagogique en leur apprenant à travailler avec ce nouvel outil, mais aussi en les aidant à comprendre son intérêt pour leur travail au quotidien.
Le déploiement d’un ERP est ainsi avant tout un projet humain dont le succès dépend de votre capacité à faire coexister les compétences de vos équipes avec les fonctionnalités de l’ERP.