Oui ! C’est d’ailleurs ce que nous avons fait en intégrant l’ERP Microsoft Dynamics 365, Finance et Opérations (F&O) avec la société Claranet.

Un projet mené en grande partie pendant le confinement !

Le 27 novembre, à l’occasion des journées utilisateurs DYNSCLUB, Sylvie Beyou DAF adjointe de la société Claranet et Eric Khouvilay Chef de projet ERP Claranet ont accepté de témoigner sur cette intégration plutôt hors norme.

Quels étaient vos problèmes avant l’intégration de l’ERP Dynamics Finance et Opérations ?

Sylvie : « Avant, on utilisait la ligne SAGE 100. Mais avec la croissance de Claranet, cet outil n’était plus du tout adapté à nos besoins. Par exemple, dès qu’on voulait saisir plusieurs comptables, il ne pouvait y avoir qu’un seul user par journal donc on perdait beaucoup de temps à demander les infos en interne… Autre cas d’usage, quand on voulait interfacer une écriture de paie ou interfacer d’autres fonctionnalités comptables avec notre outil de facturation, il fallait sortir de SAGE… c’était une perte de temps. Nous n’avions pas d’automatisation pour effectuer nos clôtures. Beaucoup de tâches étaient donc réalisées manuellement et sur des fichiers EXCEL.  Ce qu’on recherchait, c’était un outil qui nous permette de mesurer la performance de nos activités et ce que nous proposait SAGE était limité. Dynamics 365, c’est une révolution. On est très très contents. »

Quelle problématique pensez-vous résoudre avec ce projet ?

Eric : « Déjà des problématiques sur la partie technique : Qui dit croissance externe dit hétérogénéité des systèmes. Et donc beaucoup d’interfaces entre tous ces systèmes. L’objectif de ce projet d’une part, était de réduire le nombre d’interfaces entre tous ces systèmes. D’autre part, revoir aussi la gestion de nos données de référentiel principalement les listes des clients et fournisseurs parce qu’ils sont répartis dans tous les systèmes. Ce projet étant un projet à l’échelle du groupe, partait d’une volonté de standardiser les outils finance à travers les filiales de Claranet à travers le monde. »

Sylvie : « Des problématiques métiers également : Nous recherchions une solution avec plus de fonctionnalités et plus d’automatisation. Une solution qui nous permette aussi plus de contrôles internes. Ce qu’on apprécie dans F&O, c’est de savoir qui a passé quelle écriture et qui a fait quoi. On a des données qu’on juge fiables parce qu’à chaque période, quand fini nos clôtures, nous n’avons plus la possibilité de modifier ces données. Nous voulions également réduire nos délais de clôture et cet outil là répond à notre besoin. Ce nouvel ERP répond aussi à notre problématique de récupération et d’analyse de nos données. »

Pouvez-vous préciser plus en détail le périmètre du projet :

Eric : « On voulait allez vite et avoir quelque chose en prod rapidement utilisable par les utilisateurs. Le projet a été divisé en 2 lots. Lot 1- Module comptable et Analytic et lot 2- Facturation. Entre les 2 lots, on a procédé par amélioration continue de l’outil par l’ajout de fonctionnalités connexes à la comptabilité : immobilisation, budget, reporting, notes de frais, consolidation…»

Intégrer un ERP en confinement, vous pensiez que ça n’était pas sérieux ?

Eric : « On était plutôt confiants. Il faut savoir que le télétravail est inscrit dans la culture Claranet. Nous sommes une société qui fait du télétravail de façon naturelle et chacun de nous à tous les outils nécessaires pour travailler à distance. Ensuite, ce projet a commencé en présentiel puisqu’il a débuté en novembre 2019. Les ateliers en présentiels se sont donc tenus jusqu’au début du confinement. Grâce à ce travail en présentiel on a appris à se connaître, travailler ensemble. Ça nous a permis aussi de faire de l’onboarding de SYD, un vrai partenariat ! »

Sylvie : « On ne pensait pas au départ se retrouver aussi longtemps à devoir travailler à la maison, mais ce projet nous a permis au niveau de la finance d’avoir des objectifs communs. On avait des ateliers, durant lesquels on se retrouvait et où il y avait un point d’échange. On avait instauré une sorte de petit rituel et je pense que là où l’équipe aurait pu se démotiver en étant en télétravail on a su garder un lien. Ce projet en confinement a mis du liant sur l’équipe.

Sur le GO live, on a instauré des daily pour être sûrs de perdre personne. Nous avions des sessions teams ouvertes tous les jours pour gérer les points bloquants et avancer.

On a été très bien accompagnés par les équipes SYD puisque sur notre GO live, presqu’un jour sur deux, quand on ne savait pas entre key users répondre à une question, on faisait des sessions questions/réponses avec SYD et cela nous permettait d’avancer rapidement. »

Vous ne vous êtes pas dit au début du confinement qui était finalement à un mois du démarrage, stop ! On fait stand bye et on redémarrera après le confinement ?

Eric : « Lors du premier COPIL confiné, la première question qu’on s’est posée, c’est « comment on change notre façon de travailler pour sortir ce projet ?». Ni chez SYD ni chez Claranet ça n’a été la panique pour dire « comment on va s’en sortir ? ». Nous nous sommes tous les deux adaptés. Il y a tout de suite eu une attitude très positive de la part des équipes SYD, de Claranet et des key users. C’était très important pour la réussite de ce projet.»

Quel a été l’impact sur l’organisation des équipes du projet ?

Sylvie : « Notre équipe finance est répartie sur deux sites : Paris et Rennes. Les ateliers ayant lieu à Rennes, cette organisation du projet à distance a permis de réduire les déplacements de nos collègues parisiens, la fatigue et les frais liés à ces déplacements. Pas d’impacts négatifs, que du positif ! »

Quel a été l’impact côté planning ?

Eric : «Aucun impact, le planning a été respecté. Tous les ateliers prévus et ont été réalisés avec l’avantage non négligeable de les avoir fait débuter plus tôt (8h30) donc de bonnes journées et passionnantes car la plupart du temps on en oubliait la pause-café !  L’autre avantage c’est que les ateliers étaient enregistrés. Fini le stress de la prise de note puisqu’on savait qu’on pouvait revenir sur la vidéo par la suite si nous n’avions pas compris telle ou telle chose. »

Quelles sont les clés de réussite d’un démarrage à distance ? Comment rester confiant ?

Sylvie : « Il faut rester positif et y croire ! Être patient, accepter l’erreur et communiquer. »

Eric : « L’une des clés de succès de ce projet ERP est qu’il n’a pas été poussé par la DSI comme ce qu’on voit généralement. Le projet a été poussé et sponsorisé par la finance elle-même ! Les utilisateurs et les key users étaient parties prenantes vraiment de cet ERP et le voulaient ! On était avec SYD, ça a été coconstruit. On a passé de longs moments à chercher comment paramétrer telle ou telle chose mais in fine on était hyper contents quand on y arrivait. Ça a bien aidé au démarrage. »

Paul, en tant que chef de projet, qu’est ce que tu as dit aux équipes de Claranet pour qu’elles aient confiance pour déployer F&O malgré le confinement ?

Paul : 

« Côté intégrateur, nous avons tout de suite noté l’absence de résistance au changement. Le fait que ce projet émane de la finance elle-même et l’implication très forte des keys user. Tous ces facteurs ont été très importants pour la réussite de ce projet.

La culture d’entreprise de télétravail de Claranet et le fait qu’il n’y avait JAMAIS de problème d’outils ou de problème technique ont contribués à un télétravail très efficace ! La combinaison d’un télétravail fluide, d’une absence de résistance au changement et le fait que les key users étaient prêts ne nous donnait aucune raison de ne pas débuter maintenant ! »

Si vous deviez refaire le projet, vous le feriez en mode non confiné ou différemment ?

Eric : « Si on devait le refaire, on ne changerait pas grand-chose. Le seul point qui changerait serait que nous aurions fêté notre go live ! On le fera plus tard ! »

Quel conseil donneriez-vous à une entreprise en cours de déploiement qui est confinée et en télétravail ? 

Eric, Sylvie

• Maintenir les ateliers (1/2 journée) éviter de faire 2, 3 jours d’ateliers consécutifs car très lourd.
• Bien définir les participants et les sujets pour ne perdre personne pendant les ateliers
• Avoir des vrais key users habilités à arbitrer et qui soient capables de se projeter dans un nouveau process et outil.
• Communiquer ! En interne auprès de toute l’équipe et auprès aussi de toute l’entreprise pour que personne ne soi surpris par ce projet.
• Bien définir son périmètre, savoir clairement qui fait quoi et encore plus en télétravail.
• Fonctionner en mode « agile ». Pour ce projet par exemple, nous avions défini un PDM (produit minimum) avec le minimum de fonctionnalités pour que les utilisateurs puissent commencer l’utiliser. Puis nous ajoutions de nouvelles fonctionnalités tous les mois.

Est ce qu’il y a des points auxquels vous n’auriez pas pensé identifier au départ et qui ont été améliorés avec F&O?

Eric :

«Côté technique oui ! Par exemple le schéma des interfaces depuis F&O a été grandement simplifié ! On est passé de 30 à 40 interfaces à une dizaine maintenant ! En terme de maintenance et de suivi opérationnel c’est juste un rêve ! »

L’expérience client avec F&O c’est quoi ?

 Sylvie : « Un logiciel intuitif, des indicateurs en temps réel, une récupération et une exploitation de nos données. »

Eric : « Concernant le support, on est à moins de 5 tickets ouverts auprès de SYD, ce qui est vraiment très peu surtout pour un démarrage. Les keys users font du support entre eux, ils ont une maîtrise de l’outil. »

En quoi l’ERP Finance et Opération est un support de votre stratégie ?

Sylvie : « Dynamics F&O nous permet une meilleure visibilité et un suivi de nos KPIs financiers. On est capables de sortir des analyses en temps réel, des analyses de marges. Les données sont là, présentes ! On a un meilleur suivi de nos données financières et cela devrait nous aider à grandir demain ! »

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