Vous utilisez actuellement le CRM Dynamics 365 ? Savez-vous qu’il est possible d’optimiser les tournées d’interventions de vos équipes terrain grâce à la plateforme Microsoft Dynamics 365 Field Service ?
Patrick, Consultant Technico Fonctionnel chez SYD vous emmène à la découverte de l’interface et de quelques fonctionnalités.
Envoi de notifications automatiques dans Field Service
Présentation de Field Service
Microsoft Dynamics 365 Field Service est l’outil qu’il vous faut si votre activité professionnelle implique :
- Des services sur le terrain,
- Une maintenance et des réparations régulières ou planifiées,
- De l’installation de matériel,
- Ou toute autre tâche nécessitant la présence d’un technicien chez un client.
Création d’un ordre de travail
Que peux vous apporter de plus Field Service, que les autres outils ne vous permettront pas ?
Par exemple, vous avez besoin que vos clients soient notifiés par email ou par SMS deux ou trois jours à l’avance de la venue d’un technicien sur site. Field Service répond parfaitement à ce besoin, sans aucune action humaine supplémentaire. Imaginez que vous êtes un planificateur et que vous souhaitez répondre à ce besoin.
En cliquant sur l’onglet « Ordres de travail actifs », puis sur « Nouveau », vous créez un nouvel ordre de travail, en seulement deux clics. Ensuite, vous n’avez plus qu’à choisir le compte d’un de vos clients nécessitant une inspection et/ou une maintenance, de lui attribuer un numéro et de spécifier « Maintenance et Inspection » dans « Type d’ordre de travail ». Et voilà, c’est fait !
Planification de l’ordre de travail
Maintenant, rendez-vous dans le tableau de planification (onglet à gauche), où vous retrouvez bien l’ordre de travail que vous venez de créer, en bas, par son numéro (exemple : 002). Très simplement, prenez-le, faites-le glisser et déposez-le à l’intérieur de votre tableau. Après quelques secondes de chargement, votre nouvel ordre de travail est bien planifié à l’heure à laquelle vous l’avez positionné. Un glisser-déposer magique non ?
Maintenant, allons regarder ce qu’il se passe du côté de votre client à ce même instant, dans sa messagerie. Il reçoit instantanément un mail, lui précisant bien que la planification est enregistrée.
En cliquant sur « Afficher les détails », directement dans le corps de son mail, le client peut alors y retrouver tous les détails liés à la planification de maintenance qui a lieu dans son entreprise : date, heure et lieu, ainsi que vos propres informations de contact en cas de besoin. Un résumé pratique qui lui fait gagner du temps et qui vous assure que l’information soit bien transmise.
Et si on se plaçait du côté de votre technicien en déplacement ?
Le technicien, lui, est en déplacement et a pour seul outil son téléphone. En ouvrant Field Service sur son téléphone, il retrouve bien la planification de son intervention à la date et l’heure convenues. Il doit simplement cliquer sur cette intervention, changer le statut en spécifiant qu’il est « en déplacement« , puis enregistrer.
À cet instant précis, votre client a bien reçu la notification. Un nouvel email l’informe que votre technicien est en chemin. S’il clique sur « Effectuer le suivi de votre technicien », il peut désormais visualiser sur une carte où est situé le technicien actuellement, et il peut même voir son heure d’arrivée estimative. Simple et pratique, cela évite les prises de contact inutiles pour suivre où ce dernier se trouve !
Et votre technicien en déplacement, une fois qu’il a fini, il fait quoi ?
Votre technicien a terminé son intervention. Désormais, il peut basculer le statut de son intervention en terminée sur Field Service. Puis, il clique sur enregistrer. En deux clics sur son smartphone, l’ordre de travail est clôturé.
Allons voir ce qu’il se passe du côté de votre client et de sa messagerie à présent ! Il a bien reçu un troisième mail, lui spécifiant que votre technicien a terminé son opération. Et voilà ! Efficace, simple et automatique, Field Service vous permet de gagner du temps, de simplifier vos process et de fluidifier vos interventions.
Les experts Dynamics Microsoft SYD restent à votre disposition pour vous donner de plus amples explications !
À bientôt pour une nouvelle capsule !
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